Data Protection

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dieser Website und unseren eigenen Leistungen ist:

Bei Veranstaltungen, die wir im Auftrag einer Gesellschaft oder eines anderen Veranstalters organisieren, ist grundsätzlich der jeweilige Veranstalter datenschutzrechtlich Verantwortlicher. studio12 verarbeitet die Daten in diesen Fällen als Auftragsverarbeiter des Veranstalters. Die genaue Rollenverteilung sowie ergänzende Informationen werden bei der jeweiligen Veranstaltung, insbesondere bei der Registrierung oder Abstract-Einreichung, bekannt gegeben.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem österreichischen Datenschutzgesetz (DSG), dem Telekommunikationsgesetz 2021 (TKG 2021) und den sonstigen anwendbaren Rechtsvorschriften.

Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt insbesondere:

• zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO,
• zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO,
• auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder
• auf Grundlage einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten, beispielsweise Gesundheitsdaten, werden nur verarbeitet, wenn zusätzlich eine Voraussetzung des Art. 9 DSGVO erfüllt ist.

3. Aufruf unserer Website und Hosting

Unsere Website wird bei folgendem Dienstleister gehostet:

Beim Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Daten verarbeitet. Dazu können insbesondere folgende Informationen gehören:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seite oder Datei,
• übertragene Datenmenge,
• Browsertyp und Browserversion,
• Betriebssystem,
• Referrer-URL sowie
• technische Status- und Fehlerinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung der Website, zur Fehleranalyse sowie zur Erkennung und Abwehr missbräuchlicher oder rechtswidriger Zugriffe. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Internetauftritt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Protokolldaten werden gelöscht, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine Sicherheitsgründe oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. myNET wird, soweit erforderlich, als Auftragsverarbeiter eingesetzt.

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns über ein Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir insbesondere:

• Ihren Namen,
• Ihre Kontaktdaten,
• den Betreff und Inhalt Ihrer Nachricht sowie
• weitere von Ihnen freiwillig bereitgestellte Informationen.

Kontaktformulardaten können in der WordPress-Datenbank unserer Website und in unserer Microsoft-365-Umgebung gespeichert werden.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Kommunikation mit Ihnen. Je nach Inhalt der Anfrage beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder auf unserem berechtigten Interesse an der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Anfragedaten werden grundsätzlich sechs Monate nach Abschluss der Bearbeitung gelöscht. Eine längere Speicherung erfolgt, wenn dies zur Vertragserfüllung, zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

5. Microsoft 365

Für E-Mail-Kommunikation, Dokumentenverwaltung und interne Zusammenarbeit verwenden wir Microsoft 365. Anbieter für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist grundsätzlich:

Dabei können insbesondere Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte, Dokumente, Projekt- und Veranstaltungsinformationen sowie technische Nutzungsdaten verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt abhängig vom jeweiligen Zusammenhang zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zur Vertragserfüllung, zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer sicheren und effizienten geschäftlichen Kommunikation gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c oder lit. f DSGVO.

Microsoft kann verbundene Unternehmen und Unterauftragsverarbeiter außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums einsetzen. Datenübermittlungen erfolgen auf Grundlage der hierfür vorgesehenen Garantien, insbesondere eines Angemessenheitsbeschlusses oder der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

Weitere Informationen: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

6. Cookies und Einwilligungsmanagement

Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien. Technisch notwendige Cookies werden eingesetzt, um die grundlegenden Funktionen, Sicherheit und Bedienbarkeit der Website zu gewährleisten.

Nicht notwendige Cookies und vergleichbare Technologien werden erst nach Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 165 Abs. 3 TKG 2021 eingesetzt.

Zur Verwaltung der Einwilligungen verwenden wir Complianz. Dabei wird Ihre Auswahl in technisch notwendigen Cookies gespeichert. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die auf der Website angebotenen Cookie-Einstellungen ändern oder widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Einzelheiten zu den eingesetzten Cookies, Diensten, Anbietern und Speicherdauern finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie:

https://studio12.at/cookie-richtlinie-eu/

7. Google reCAPTCHA

Zum Schutz unserer Formulare vor automatisierten Eingaben, Spam und Missbrauch verwenden wir Google reCAPTCHA v3. Anbieter im Europäischen Wirtschaftsraum ist:

reCAPTCHA analysiert anhand verschiedener Merkmale, ob eine Eingabe durch eine natürliche Person oder automatisiert erfolgt. Dabei können insbesondere IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, Zeitpunkt und Dauer des Zugriffs, Mausbewegungen, Interaktionen mit der Website, Referrer-URL sowie gegebenenfalls bereits vorhandene Google-Cookies verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt aufgrund unseres berechtigten Interesses am Schutz unserer Formulare und IT-Systeme vor Missbrauch gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit der konkrete Einsatz oder die Speicherung beziehungsweise der Zugriff auf Informationen im Endgerät eine Einwilligung erfordert, erfolgt die Verarbeitung erst auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 165 Abs. 3 TKG 2021.

Google kann Daten auch in den USA oder anderen Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Die Übermittlung erfolgt nach den von Google angegebenen datenschutzrechtlichen Garantien.

Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy

8. Google Maps

Auf unserer Kontaktseite können Karten von Google Maps eingebunden werden. Anbieter im Europäischen Wirtschaftsraum ist Google Ireland Limited.

Google Maps wird erst nach Ihrer Einwilligung geladen. Beim Laden einer Karte können insbesondere Ihre IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, Standortinformationen und Angaben über Ihre Nutzung der Karte an Google übermittelt werden.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 165 Abs. 3 TKG 2021. Sie können die Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

Eine Verarbeitung in den USA oder anderen Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kann nicht ausgeschlossen werden.

Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy

9. Adobe Fonts

Zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten verwenden wir Adobe Fonts. Anbieter ist:

Beim Abruf der Schriftarten kann eine Verbindung zu Servern von Adobe hergestellt werden. Dabei können insbesondere Ihre IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen sowie technische Nutzungsdaten verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer einheitlichen und ansprechenden Darstellung unserer Website gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit der Abruf aufgrund seiner konkreten Ausgestaltung eine Einwilligung erfordert, erfolgt er erst nach Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 165 Abs. 3 TKG 2021.

Weitere Informationen: https://www.adobe.com/privacy/policy.html

10. Elementor und Accessibility-Widget

Unsere Website wurde unter Verwendung von Elementor erstellt. Zusätzlich verwenden wir ein von Elementor bereitgestelltes Accessibility-Widget, um die barrierearme Bedienung unserer Website zu unterstützen.

Anbieter für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist:

Beim Laden externer Bestandteile können insbesondere IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen sowie technische Nutzungsdaten verarbeitet werden. Technische Leistungen können auch durch verbundene Unternehmen, insbesondere Elementor Ltd. in Israel, erbracht werden. Für Israel besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.

Die Verarbeitung erfolgt aufgrund unseres berechtigten Interesses an der technischen Bereitstellung und Verbesserung der Barrierefreiheit unserer Website gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit der konkrete Einsatz eine Einwilligung erfordert, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Weitere Informationen: https://elementor.com/terms/privacy/

11. Planung und Durchführung von Veranstaltungen

Im Rahmen der Organisation von Kongressen, Tagungen und anderen Veranstaltungen verarbeiten wir – abhängig von der jeweiligen Veranstaltung – insbesondere:

• Namen und Kontaktdaten,
• Anschrift,
• Unternehmen, Institution und berufliche Funktion,
• Registrierungs- und Buchungsdaten,
• gewählte Programmpunkte, Workshops oder Zusatzleistungen,
• Zahlungsstatus und Abrechnungsinformationen,
• Kommunikationsdaten,
• Anwesenheits- und Check-in-Daten,
• Daten zur Ausstellung von Teilnahmebestätigungen und
• freiwillig bereitgestellte Angaben zu Verpflegung, Barrierefreiheit oder besonderen Unterstützungsbedürfnissen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Registrierung, Kommunikation, Teilnehmerverwaltung, Rechnungslegung, Zahlungsabwicklung, Zutrittskontrolle und Durchführung der Veranstaltung. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c und lit. f DSGVO.

Bei Veranstaltungen im Auftrag eines Kunden ist regelmäßig die veranstaltende Gesellschaft Verantwortlicher. studio12 verarbeitet die Daten im Auftrag dieser Gesellschaft. Die für die jeweilige Veranstaltung geltende Datenschutzinformation wird im Rahmen der Registrierung zur Verfügung gestellt.

Normale Registrierungs- und Teilnehmerdaten werden grundsätzlich zwölf Monate nach Ende der Veranstaltung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, offenen Ansprüche oder abweichenden Weisungen des verantwortlichen Veranstalters entgegenstehen.

Steuer-, buchhaltungs- und zahlungsrelevante Unterlagen werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten grundsätzlich sieben Jahre ab Ende des betreffenden Kalenderjahres gespeichert. Bei offenen Ansprüchen können Daten bis zu deren abschließender Klärung aufbewahrt werden.

12. Besondere Angaben zu Verpflegung, Barrierefreiheit und Gesundheit

Im Rahmen einzelner Veranstaltungen können freiwillige Angaben zu Allergien, Unverträglichkeiten, Barrierefreiheit oder besonderen Unterstützungsbedürfnissen abgefragt werden.

Solche Angaben können besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO darstellen. Ihre Verarbeitung erfolgt nur, soweit sie für die sichere und angemessene Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist und eine geeignete Rechtsgrundlage vorliegt, insbesondere eine ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Ohne diese Angaben kann eine besondere Verpflegung oder Unterstützung unter Umständen nicht bereitgestellt werden.

Cateringunternehmen erhalten grundsätzlich nur anonymisierte oder zusammengefasste Angaben. Hotels erhalten, soweit für eine Zimmerreservierung erforderlich, Namenslisten, jedoch keine konkreten Angaben zu Allergien oder Unverträglichkeiten.

Die Angaben werden nach Erfüllung ihres Zwecks beziehungsweise nach Abschluss der veranstaltungsbezogenen Nachbearbeitung so bald wie möglich gelöscht.

13. Gruppenanmeldungen und Daten aus anderen Quellen

Gruppenanmeldungen können durch Arbeitgeber, Kliniken, Unternehmen, Institutionen oder andere Organisationen vorgenommen werden. In diesem Fall erhalten wir die Daten nicht unmittelbar von der angemeldeten Person.

Dabei können insbesondere Namen, geschäftliche Kontaktdaten, Institution, berufliche Funktion, Registrierungsdaten und gebuchte Leistungen verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung der Anmeldung und der Veranstaltung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise aufgrund der berechtigten Interessen des anmeldenden Unternehmens, des Veranstalters und von studio12 an einer effizienten Gruppenregistrierung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die angemeldeten Personen erhalten im Rahmen der Anmeldebestätigung oder der weiteren Kommunikation einen Hinweis auf die für die Veranstaltung geltende Datenschutzinformation. Damit erfüllen wir, soweit erforderlich, auch die Informationspflichten nach Art. 14 DSGVO.

14. Swoogo

Für Teilnehmerregistrierung, Kommunikation und Veranstaltungsmanagement verwenden wir Swoogo. Die Registrierungsseite wird außerhalb der jeweiligen WordPress-Website von Swoogo bereitgestellt und über einen Registrierungsbutton verlinkt.

Anbieter ist:

Swoogo verarbeitet abhängig von der jeweiligen Veranstaltung insbesondere:

• Stammdaten und Kontaktdaten,
• Unternehmens-, Institutions- und Funktionsangaben,
• Registrierungs- und Buchungsdaten,
• Programmauswahl und Veranstaltungspräferenzen,
• Kommunikationsdaten,
• Zahlungsstatus,
• technische Nutzungsdaten sowie
• freiwillige Angaben zu Verpflegung, Barrierefreiheit oder Unterstützungsbedürfnissen.

Swoogo verarbeitet diese Daten im Auftrag des jeweiligen Veranstalters oder als Unterauftragsverarbeiter von studio12.

Die Rechtsgrundlagen richten sich nach der jeweiligen Veranstaltung und umfassen insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c und lit. f DSGVO. Besondere Kategorien personenbezogener Daten werden nur bei Vorliegen einer zusätzlichen Rechtsgrundlage gemäß Art. 9 DSGVO verarbeitet.

Swoogo ist nach eigenen Angaben nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Soweit erforderlich, werden ergänzend Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission eingesetzt.

Über die Schnittstelle zwischen Swoogo und der internen Anwendung von studio12 wird lediglich die aggregierte Anzahl der registrierten Personen abgerufen. Personenbezogene Teilnehmerdaten werden über diese Schnittstelle nicht übertragen.

Weitere Informationen: https://swoogo.events/legal/privacy/

15. Zahlungsabwicklung über Stripe

Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen kann die Zahlungsabwicklung innerhalb des Swoogo-Registrierungsformulars über Stripe erfolgen. Angeboten werden abhängig von der Veranstaltung insbesondere Kreditkartenzahlung und SEPA-Lastschrift.

Anbieter für Nutzerinnen und Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist grundsätzlich:

Für einzelne regulierte Zahlungsdienste kann Stripe Technology Europe, Limited verantwortlich sein.

Vollständige Kreditkarten- und Kontodaten werden direkt von Stripe verarbeitet. Sie werden studio12 und dem jeweiligen Veranstalter grundsätzlich nicht vollständig offengelegt. Wir erhalten insbesondere:

• Name der zahlenden Person,
• Zahlungsbetrag und Währung,
• Zeitpunkt der Zahlung,
• Transaktions- oder Referenznummer,
• gewählte Zahlungsart,
• Zahlungsstatus sowie
• Informationen über Rückerstattungen oder fehlgeschlagene Zahlungen.

Stripe verarbeitet Daten teilweise als Auftragsverarbeiter und teilweise als eigener Verantwortlicher, insbesondere zur Zahlungsabwicklung, Betrugsprävention, Erfüllung regulatorischer Pflichten und Sicherung der Zahlungsdienste.

Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sowie aufgrund berechtigter Interessen an einer sicheren Zahlungsabwicklung und Betrugsprävention gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Stripe kann Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Hierfür werden die gesetzlich vorgesehenen Übermittlungsmechanismen eingesetzt.

Zahlungs- und Buchhaltungsunterlagen werden grundsätzlich sieben Jahre ab Ende des betreffenden Kalenderjahres aufbewahrt.

16. Abstract-Einreichungen über Oxford Abstracts

Für die Einreichung, Begutachtung und Verwaltung wissenschaftlicher Abstracts verwenden wir bei einzelnen Veranstaltungen Oxford Abstracts.

Anbieter ist:

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Namen und E-Mail-Adressen,
• Institution und berufliche Angaben,
• Angaben zu Mitautorinnen und Mitautoren,
• Abstract-Inhalte,
• Erklärungen und Interessenkonflikte,
• Begutachtungen und Bewertungen,
• Annahme- oder Ablehnungsentscheidungen sowie
• dazugehörige Kommunikation.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Einreichungs-, Begutachtungs- und Auswahlverfahrens sowie zur Erstellung des wissenschaftlichen Programms. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Einreichungsrichtlinien verlangen ausdrücklich, dass Patienten-, Fall- und sonstige sensible Daten in Abstracts vollständig anonymisiert werden. Ein Abstract darf keine Angaben enthalten, durch die betroffene Personen unmittelbar oder mittelbar identifiziert werden können. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Anonymisierung liegt bei der einreichenden Person beziehungsweise deren Institution.

Akzeptierte Abstracts können gemeinsam mit den Namen und Institutionen der Autorinnen und Autoren dauerhaft in wissenschaftlichen Veranstaltungs- oder Gesellschaftsarchiven veröffentlicht werden. Die Veröffentlichung erfolgt auf der für die Einreichung beziehungsweise Publikation maßgeblichen Rechtsgrundlage.

Interne Begutachtungen, Entwürfe, abgelehnte Abstracts und nicht mehr erforderliche Kontaktdaten werden grundsätzlich zwölf Monate nach Ende der Veranstaltung gelöscht. Gesetzliche Pflichten oder offene Ansprüche können eine längere Speicherung erfordern.

Oxford Abstracts gibt an, die Anwendung auf Servern von Amazon Web Services im Vereinigten Königreich zu betreiben. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.

Weitere Informationen: https://oxfordabstracts.com/privacy-policy/

17. Interne Anwendung auf Bubble.io

Für interne Projekt-, Aufgaben- und Veranstaltungsabläufe verwenden wir eine von studio12 entwickelte Anwendung auf Basis von Bubble.io.

Anbieter ist:

In der Anwendung werden insbesondere interne Projekt-, Aufgaben- und Mitarbeiterdaten verarbeitet. Personenbezogene Teilnehmerdaten werden nicht über die Swoogo-Schnittstelle in die Anwendung übertragen. Über diese Schnittstelle wird lediglich die aggregierte Anzahl der registrierten Personen abgerufen.

Bei einzelnen Veranstaltungen wird die Anwendung zusätzlich für die Anmeldung von Sponsoren und Ausstellern verwendet. Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

• Name der Kontaktperson,
• geschäftliche Kontaktdaten,
• Unternehmen oder Organisation,
• berufliche Funktion,
• gewünschte Sponsor- oder Ausstellerleistungen sowie
• dazugehörige Kommunikations- und Registrierungsdaten.

Vertrags- und Rechnungsdaten werden nicht über das Anmeldeformular erhoben. Die Registrierungsdaten können jedoch als Nachweis des Sponsor- oder Ausstellerverhältnisses sieben Jahre gespeichert werden.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sowie aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer sicheren und effizienten Projektorganisation gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Bubble ist nach eigenen Angaben nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Soweit erforderlich, werden ergänzend Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und weitere Schutzmaßnahmen eingesetzt.

Weitere Informationen: https://bubble.io/privacy

18. Nutzung von ChatGPT Business

Wir verwenden ChatGPT Business zur Unterstützung interner Arbeitsprozesse. Vertragspartner für Nutzerinnen und Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist:

studio12 hat mit OpenAI ein Auftragsverarbeitungs-Addendum abgeschlossen. OpenAI verarbeitet übermittelte Kundendaten im Rahmen dieser Vereinbarung als Auftragsverarbeiter nach dokumentierten Weisungen.

ChatGPT Business wird insbesondere für folgende Aufgaben verwendet:

• Übersetzungen,
• sprachliche Überarbeitung,
• Zusammenfassungen,
• Kategorisierung von Inhalten sowie
• Unterstützung bei der Programmplanung.

Soweit es für diese Aufgaben erforderlich ist, können auch Registrierungs- oder Abstractdaten verarbeitet werden. Personenbezogene Daten werden auf das erforderliche Maß beschränkt und soweit möglich anonymisiert oder pseudonymisiert. Besondere Kategorien personenbezogener Daten, vollständige Zahlungsdaten sowie unmittelbar identifizierende Gesundheits- oder Patientendaten sind nicht zur Eingabe vorgesehen.

Die von ChatGPT erzeugten Ergebnisse werden durch Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter geprüft. ChatGPT wird nicht für ausschließlich automatisierte Entscheidungen über die Annahme eines Abstracts, die Teilnahme an einer Veranstaltung oder andere Entscheidungen eingesetzt, die rechtliche oder vergleichbar erhebliche Auswirkungen auf betroffene Personen haben.

Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem Zweck der zugrunde liegenden Verarbeitung und kann insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c oder lit. f DSGVO sein. Unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten Unterstützung von Übersetzungs-, Redaktions-, Kategorisierungs- und Planungsprozessen.

Nach Angaben von OpenAI werden Ein- und Ausgaben aus ChatGPT Business standardmäßig nicht zum Training oder zur Verbesserung der Modelle verwendet.

OpenAI kann Unterauftragsverarbeiter einsetzen. Soweit Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, erfolgen Übermittlungen auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder eines anderen zulässigen Übermittlungsmechanismus.

Inhalte werden gelöscht, sobald sie für den jeweiligen Verarbeitungszweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

19. Anonyme Veranstaltungsbefragungen mit SurveyMonkey

Für anonyme Veranstaltungsbewertungen verwenden wir SurveyMonkey. Vertragspartner für Kundinnen und Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist grundsätzlich:

Die Befragungen werden im anonymen Antwortmodus durchgeführt. Antworten werden nicht mit Namen, E-Mail-Adressen oder anderen unmittelbar identifizierenden Teilnehmerdaten verknüpft. Soweit technisch möglich, werden auch IP-Adressen nicht in den Befragungsergebnissen gespeichert.

Die Befragungen können Freitextfelder enthalten. Teilnehmerinnen und Teilnehmer werden gebeten, darin keine Namen, Kontaktdaten oder andere Angaben einzutragen, durch die sie selbst oder andere Personen identifiziert werden können.

Anonyme Daten unterliegen grundsätzlich nicht der DSGVO, wenn eine Identifizierung auch mit vernünftigerweise einsetzbaren Mitteln ausgeschlossen ist. SurveyMonkey kann bei der technischen Bereitstellung dennoch vorübergehend Geräte-, Browser-, Protokoll- oder Nutzungsdaten verarbeiten.

studio12 nutzt einen Business-Tarif und hat mit SurveyMonkey eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.

Rohdaten einschließlich anonymer Freitextantworten werden grundsätzlich zwölf Monate nach Ende der Befragung gelöscht. Dauerhaft aufbewahrt werden nur zusammengefasste beziehungsweise aggregierte Ergebnisse.

SurveyMonkey kann Daten unter Einbindung von Dienstleistern in den USA, Kanada oder anderen Staaten verarbeiten. Übermittlungen erfolgen auf Grundlage der gesetzlich vorgesehenen Übermittlungsmechanismen, insbesondere eines Angemessenheitsbeschlusses, des EU-U.S. Data Privacy Framework oder der Standardvertragsklauseln.

Weitere Informationen: https://www.surveymonkey.com/mp/legal/privacy/

20. Veranstaltungsfotos und Videoaufnahmen

Bei Veranstaltungen können Übersichts-, Gruppen- und Situationsaufnahmen angefertigt werden. Diese dienen insbesondere der Dokumentation der Veranstaltung, der Öffentlichkeitsarbeit sowie der Darstellung der Tätigkeit des Veranstalters.

Die Aufnahmen können auf den Websites des Veranstalters oder von studio12 sowie in gedruckten Veranstaltungs- und Informationsmaterialien veröffentlicht werden. Eine Veröffentlichung in sozialen Netzwerken durch studio12 ist nicht vorgesehen.

Die Verarbeitung und Veröffentlichung allgemeiner Veranstaltungsaufnahmen erfolgt aufgrund der berechtigten Interessen des Veranstalters und von studio12 an Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie unter Berücksichtigung der Bestimmungen des § 78 Urheberrechtsgesetz.

Bei gezielten Porträts, Interviews oder vergleichbaren Aufnahmen wird, soweit erforderlich, eine Einwilligung eingeholt.

Wenn Sie nicht fotografiert oder gefilmt werden möchten, können Sie dies dem Registrierungspersonal vor Ort mitteilen oder sich an office@studio12.at wenden. Ein Widerspruch wird bei zukünftigen Verwendungen berücksichtigt, soweit keine vorrangigen gesetzlichen Gründe entgegenstehen.

Ausgewählte Aufnahmen können dauerhaft im Veranstaltungs- oder Gesellschaftsarchiv gespeichert werden, solange ein berechtigtes dokumentarisches oder historisches Interesse besteht. Veröffentlichte Aufnahmen werden entfernt, wenn ein berechtigter Widerspruch vorliegt und keine überwiegenden Gründe für die weitere Verwendung bestehen.

21. Referentinnen, Referenten und Programmkomitees

Zur Erstellung und Veröffentlichung von Veranstaltungsprogrammen verarbeiten wir insbesondere:

• Namen,
• Institution und berufliche Funktion,
• biografische Angaben,
• Fotos,
• Vortragstitel,
• Präsentationsunterlagen sowie
• Angaben zur Mitwirkung im Programm oder Programmkomitee.

Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung beziehungsweise auf Grundlage berechtigter Interessen an der Durchführung und Bewerbung der Veranstaltung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO. Fotos und weitergehende biografische Angaben werden, soweit erforderlich, auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitet.

Diese Angaben werden auf der Veranstaltungswebsite grundsätzlich zwölf Monate nach Ende der Veranstaltung entfernt. Dauerhaft veröffentlichte Abstracts und wissenschaftliche Archive bleiben hiervon unberührt.

22. Sponsoren und Aussteller

Auf Veranstaltungswebsites können Namen, Logos und Verlinkungen von Sponsoren und Ausstellern veröffentlicht werden. Personenbezogene Kontaktdaten werden dort nicht veröffentlicht.

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung der jeweiligen Sponsor- oder Ausstellervereinbarung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie aufgrund berechtigter Interessen an der Darstellung der Veranstaltungspartner gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Anmeldungen von Sponsoren und Ausstellern können über die interne, auf Bubble.io basierende Anwendung von studio12 erfolgen. Nähere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt „Interne Anwendung auf Bubble.io“.

23. Teilnahmebestätigungen und Fortbildungspunkte

Teilnahmebestätigungen werden durch studio12 erstellt.

Wenn Teilnehmerinnen oder Teilnehmer ausdrücklich die Anrechnung von Fortbildungs- oder Weiterbildungspunkten beantragen, können die hierfür notwendigen Daten an zuständige Ärztekammern, Fachgesellschaften, Akkreditierungsstellen oder andere zuständige Einrichtungen übermittelt werden.

Übermittelt werden nur die für die Anerkennung erforderlichen Daten, beispielsweise Name, Veranstaltung, Teilnahmezeitraum, Anwesenheitsnachweis und Anzahl der beantragten Punkte.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung der beantragten Leistung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, soweit einschlägig, zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

24. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, wenn dies zur Erfüllung eines Vertrags, zur Durchführung einer Veranstaltung, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, aufgrund eines berechtigten Interesses oder auf Grundlage einer Einwilligung erforderlich ist.

Empfänger können insbesondere sein:

• der jeweilige Veranstalter und von ihm autorisierte Personen,
• IT-, Hosting- und Softwaredienstleister,
• Registrierungs- und Abstract-Management-Plattformen,
• Zahlungsdienstleister,
• Veranstaltungsorte und technische Dienstleister,
• Hotels, soweit Namenslisten für Buchungen erforderlich sind,
• Cateringunternehmen, grundsätzlich nur mit anonymisierten oder aggregierten Angaben,
• Ärztekammern, Fachgesellschaften oder Akkreditierungsstellen bei beantragten Fortbildungspunkten,
• Steuerberatung, Buchhaltung und Rechtsberatung sowie
• Behörden und sonstige gesetzlich berechtigte Stellen.

Teilnehmerdaten werden nicht zu Werbezwecken an Sponsoren oder Aussteller weitergegeben. Es findet kein Scannen von Teilnehmerausweisen oder QR-Codes zugunsten von Sponsoren statt.

Unsere Auftragsverarbeiter werden gemäß Art. 28 DSGVO vertraglich verpflichtet.

25. Datenübermittlungen in Drittländer

Einige unserer Dienstleister oder deren Unterauftragsverarbeiter befinden sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums.

Eine Übermittlung erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Als Übermittlungsgrundlage kommen insbesondere in Betracht:

• ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission,
• die Teilnahme des Empfängers am EU-U.S. Data Privacy Framework oder
• Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission in Verbindung mit erforderlichen ergänzenden Schutzmaßnahmen.

Informationen zu den bei einem konkreten Dienstleister eingesetzten Übermittlungsmechanismen können unter office@studio12.at angefordert werden.

26. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist. Darüber hinaus werden Daten gespeichert, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden.

Soweit in dieser Datenschutzerklärung keine besondere Frist genannt wird, gelten insbesondere folgende Grundsätze:

• Kontaktanfragen: grundsätzlich sechs Monate nach Abschluss der Bearbeitung,
• normale Registrierungs- und Teilnehmerdaten: grundsätzlich zwölf Monate nach der Veranstaltung,
• interne Begutachtungen, abgelehnte Abstracts und nicht mehr erforderliche Abstract-Kontaktdaten: grundsätzlich zwölf Monate nach der Veranstaltung,
• Rohdaten anonymer Veranstaltungsbefragungen: grundsätzlich zwölf Monate,
• Angaben zu Allergien, Unverträglichkeiten und Unterstützungsbedürfnissen: so bald wie möglich nach Erfüllung des Zwecks,
• Referenten- und Programmdaten auf Veranstaltungswebsites: grundsätzlich zwölf Monate nach der Veranstaltung,
• steuer-, buchhaltungs-, zahlungs-, sponsor- und vertragsrelevante Unterlagen: grundsätzlich sieben Jahre ab Ende des betreffenden Kalenderjahres,
• akzeptierte Abstracts und dazugehörige Autoren- und Institutionsangaben: dauerhaft im wissenschaftlichen Archiv,
• ausschließlich aggregierte Befragungsergebnisse: dauerhaft,
• ausgewählte Veranstaltungsfotos: dauerhaft im Veranstaltungs- oder Gesellschaftsarchiv, solange ein berechtigtes dokumentarisches oder historisches Interesse besteht.

Bei offenen Ansprüchen oder Verfahren können die jeweils erforderlichen Daten bis zur abschließenden Klärung gespeichert werden. Ist bei einer Auftragsverarbeitung der jeweilige Veranstalter Verantwortlicher, richten sich die Fristen außerdem nach dessen dokumentierten Weisungen.

27. Keine automatisierten Entscheidungen

Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO, die gegenüber betroffenen Personen rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

Insbesondere werden Entscheidungen über die Annahme wissenschaftlicher Beiträge oder die Teilnahme an Veranstaltungen nicht ausschließlich durch ChatGPT oder andere automatisierte Systeme getroffen. Technische Auswertungen und unterstützende Vorschläge werden durch Menschen geprüft.

28. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff, Veränderung, Offenlegung oder Zerstörung zu schützen.

Dazu gehören abhängig vom jeweiligen Verarbeitungsvorgang insbesondere Zugriffs- und Berechtigungskonzepte, sichere Übertragungsverfahren, Sicherungen, Protokollierung, vertragliche Verpflichtungen von Dienstleistern sowie Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung der Sicherheitsmaßnahmen.

29. Ihre Rechte

Ihnen stehen – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft,
• Recht auf Berichtigung,
• Recht auf Löschung,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• Recht auf Datenübertragbarkeit,
• Recht auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung,
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung und
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

Wenn eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:

Bei Veranstaltungen, bei denen eine andere Gesellschaft Verantwortlicher ist, können Anfragen auch unmittelbar an diese Gesellschaft gerichtet werden. studio12 leitet Anfragen erforderlichenfalls an den zuständigen Verantwortlichen weiter.

30. Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

Für studio12 ist insbesondere folgende Behörde zuständig:

31. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitungstätigkeiten, die eingesetzten Dienste oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.