Kongressmanagement mit Überblick und Erfahrung

Ein erfolgreicher Kongress entsteht nicht durch Zufall – sondern durch Planung, Struktur und das richtige Gespür für Details. Bei studio12 verbinden wir Organisationstalent mit Erfahrung und einem klaren Verständnis dafür, was wissenschaftliche Veranstaltungen wirklich ausmacht.

Reibungslose Abläufe, klare Prozesse

Ein Kongress besteht aus vielen beweglichen Teilen – und wir halten sie zusammen.
Wir kümmern uns um Abstract- und Referentenmanagement, übernehmen Budgetplanung und Sponsoring, koordinieren Catering, Logistik und Sicherheit und sorgen dafür, dass sich alles nahtlos ineinander fügt.
So bleibt Raum für das, was wirklich zählt: Inhalte, Austausch und Qualität.

Our Services

  • Konzeption & Planung
    Entwicklung des Veranstaltungskonzepts, Zeit- und Ablaufplanung, Abstimmung mit dem Vorstand oder Organisationsteam.

  • Programmgestaltung
    Unterstützung bei der Zusammenstellung des wissenschaftlichen Programms, Auswahl von Referent:innen, Vorträgen und Workshops.

  • Abstract- & Referentenmanagement
    Verwaltung eingereichter Abstracts, Kommunikation mit Vortragenden und Koordination der Präsentationen.

  • Teilnehmer- & Registrierungsmanagement
    Online-Registrierung, Zahlungsabwicklung, Teilnehmerbetreuung und Vor-Ort-Check-in.

  • Finanzplanung & Budgetkontrolle
    Erstellung, Überwachung und Abrechnung des Kongressbudgets, inklusive Sponsoring-Integration.

  • Logistik & Organisation vor Ort
    Auswahl und Koordination von Veranstaltungsorten, Unterkünften, Transport und Catering.

  • Technische Umsetzung
    Bereitstellung und Betreuung von Audio-, Video- und IT-Technik, Streaming und Hybridlösungen.

  • Marketing & Kommunikation
    Entwicklung von Marketingstrategien, Grafik- und Webdesign durch das hauseigene Team, Erstellung von Werbematerialien und Online-Präsenz.

  • Sponsoring & Ausstellung
    Akquise und Betreuung von Sponsoren, Organisation von Ausstellungsflächen und Partnerprogrammen.

  • Teilnehmerkommunikation & Support
    Laufende Information, Beantwortung von Anfragen und Betreuung während der gesamten Veranstaltung.

  • Nachbereitung & Evaluation
    Erstellung von Berichten, Auswertung von Teilnehmerfeedback und Dokumentation der Ergebnisse.

  • Sicherheits- & Notfallplanung
    Entwicklung von Sicherheitskonzepten und Krisenplänen zur Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs.

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